Az ERP-rendszerek kulcsfontosságúak a szervezeten belüli különböző funkciók integrálásában és optimalizálásában. Az ERP-bevezetések azonban hírhedtek arról, hogy meghaladják a költségvetést, így sok projektmenedzser és informatikai igazgató a fokozódó költségekkel és az előre nem látható kiadásokkal küzd.
Ahhoz, hogy eligazodjunk ezen a kihívásokkal teli területen, elengedhetetlen, hogy megértsük, miért lépik túl ezek a projektek a pénzügyi elvárásokat. Ma megvizsgáljuk a legfontosabb kialakító tényezőket, és stratégiai támpontokat nyújtunk a megelőzés érdekében.
8 ok, amiért a projektek túllépik a költségvetést
1. A technológia, megoldás előnyben részesítése az emberekkel szemben
Egy ERP-rendszer az alkalmazottakra, az üzleti folyamatokra és az általános vállalati kultúrára is hatással van.
Ha elhanyagoljuk a szervezeti változásmenedzsmentet, és azt csupán végfelhasználói oktatásnak tekintjük, az a dolgozók ellenállásához vezethet. Ez késleltetheti a projekt mérföldköveit, és növelheti a további képzési és menedzsment-erőforrások szükségességét, ami végül költségtúllépéshez vezet.
Gondoljunk egy közepes méretű gyártó cégre, amely úgy dönt, hogy új ERP-rendszert vezet be a készletgazdálkodás és a termelés ütemezésének javítása érdekében. A hangsúly nagymértékben a gyártási ERP-szoftver technológiai képességeire helyeződik, míg a kommunikációra és a képzésre gyakran kevés figyelmet fordítanak.
2. Az üzleti folyamatok menedzsmentjének hiánya
A fejlett ERP-funkciók bűvöletébe eső vállalatok figyelmen kívül hagyhatják a tényleges üzleti folyamatokra vonatkozó igényeiket. A szervezetek gyakran olyan ERP-rendszert választanak, amely nem felel meg maradéktalanul az igényeiknek. Ez adódhat abból, hogy nem értik teljes mértékben a jelenlegi folyamataikat és jövőbeli céljaikat, de adódhat abból is, hogy valamilyen oknál fogva nem kerül a látókörükbe az adott ERP-megoldás. Bármi is legyen az ok, a nem megfelelő rendszer bevezetése, vagy a megfelelő rendszer nem kellően átgondolt bevezetése kiterjedt és költséges testreszabásokhoz vezet.
Az üzleti folyamatok menedzsmentje magába foglalja a jelenlegi munkafolyamatok feltérképezését, a gyenge pontok azonosítását, valamint az osztályokon átívelő érdekelt felek bevonását a szervezeti igényeknek megfelelő rendszer megállapítása érdekében.
Az üzleti igények és a szervezeti célok rangsorolása jelentősen csökkentheti a drága testreszabások szükségességét, és segíthet a projekt költségvetésen belül tartásában.
3. Irreális projektelvárások
Csábító lehet karcsú költségvetésre és ütemtervre való tervezés, de reális elvárások nélkül a szoftverprojekteket az ERP-kudarc veszélye fenyegeti.
Például előfordulhat, hogy egy (kisebb, nem specifikus tevékenységgel rendelkező) szervezet agresszív hat hónapos ütemtervvel és fix költségvetéssel vág bele egy ERP-bevezetésbe, mert nyomás alatt áll, hogy a folyamatokat fokozott ütemben modernizálja és emiatt szem elől téveszti az ERP-bevezetés kiterjedtségét és összetettségét. Aztán félúton kiderül, hogy az ütemterv és a költségvetés nem elegendő, ami elsietett bevezetésekhez és az üzembe helyezés után jelentős problémákhoz vezet, amelyek megoldásához további erőforrásokra lesz szükség.
A megfelelő projekttervezés felkészíthette volna a szervezetet az előre nem látható kihívásokra, súlyos pénzeket és időt megtakarítva a vállalatnak.
4. Elégtelen vezetőségi támogatás
Az ERP-projektek nemcsak a vezetői testület kezdeti jóváhagyását igénylik; folyamatos elkötelezettségre és iránymutatásra van szükségük.
A vezetői támogatás hiánya gyakran azt eredményezi, hogy ezeket a kezdeményezéseket pusztán informatikai projekteknek tekintik, nem pedig stratégiai üzleti átalakulásnak. Ez a helytelen hozzáállás csökkentheti a projekt fontosságát és sürgősségét, ami elégtelen erőforrás-allokációhoz és a határidők elmulasztásához vezethet.
Fontos egy vezetői testület létrehozása, amely segít a projektcsapatnak a szervezet digitális stratégiájához igazodni. Ez segít abban is, hogy megalapozott döntéseket hozzanak az erőforrások elosztásáról, az ütemtervekről és a költségvetés módosításáról.
Egy nagy szervezetben például előfordulhat, hogy a vezetői csapat jóváhagyja az új ERP-rendszer költségvetését, de a végrehajtási folyamatból kimarad. A folyamatos vezetői támogatás hiánya tisztázatlan projektirányelvekhez és következetlen erőforrás-elosztáshoz vezethet.
Ezután a projekt megrekedhet, és a megvalósítás jelentősen túllépheti a költségvetést.
5. Nem megfelelő erőforrások
A projektcsapat összeállításakor a szervezetek gyakran követik el azt a hibát, hogy a rendelkezésre álló munkatársakat jelölik ki, nem pedig azokat, akik a legjobban megfelelnek az ERP-bevezetésének sajátos kihívásainak.
A megfelelő iparági tapasztalattal nem rendelkező külső tanácsadókra való támaszkodás tovább súlyosbíthatja ezt a problémát.
A projektcsapat belső és külső tagjainak megfelelő átvilágítása és kiválasztása kulcsfontosságú a késedelmek elkerülése és a projekt költségvetésének betartása szempontjából. Persze, egy kisebb vállalatnál nem könnyű kivitelezni, főleg, ahol felhős szolgáltatást vesznek igénybe, ugyanis ezekben az esetekben a megfelelő emberek finanszírozása láthatóan magas költségként jelentkezik a vállalatoknál. Ennek ellenére érdemes körültekintően kiválasztani, hogy ki vezeti a bevezetési folyamatot, még akkor is, ha ez pillanatnyilag plusz költséget generál.
6. Elégtelen végfelhasználói képzés
Elegendő képzés nélkül az alkalmazottak valószínűleg visszatérnek a megszokott munkafolyamatokhoz, ami aláássa az új rendszer előnyeit.
A hatékony képzési programoknak jóval a rendszer éles üzembe helyezése előtt kell elkezdődniük, és több fordulót kell tartalmazniuk a megtartás és a jártasság biztosítása érdekében. Ez a proaktív megközelítés elősegíti a zökkenőmentesebb átmenetet, és csökkenti a további képzésekkel és a rendszer módosításával kapcsolatos hosszú távú költségeket.
Bár vezetői szemmel nézve lehet, hogy úgy tűnhet egy egyszerűbb bevezetés esetén elégséges lehet egy rövid képzés is, a munkavállalók oldaláról, akik nem feltétlenül tudnak/akarnak döntéseket hozni, pusztán az előírásokat tartják be, okozhat gondot, ha nem eléggé járatosak az új munkafolyamatokban. Ez pedig egy számlázásnál, vagy ügyfélszolgálati területen vezethet olyan hibákhoz, amik már komolyan érintik a vállalatot.
7. Túlzott testreszabás
Bár bizonyos szintű testreszabás gyakran szükséges az egyedi üzleti igények teljesítéséhez, a túlzott módosítások jelentős költségtúllépéshez és a projekt késedelméhez vezethetnek.
A szervezeteknek törekedniük kell arra, hogy az ERP-rendszer szabványos funkcióinak minél nagyobb részét használják ki, és a testreszabást a valóban kritikus, versenyelőnyt vagy megfelelőséget biztosító területekre tartogassák.
Az erős projektirányítás kialakítása segíthet kordában tartani a testreszabást, és biztosíthatja, hogy a projekt összhangban maradjon az eredeti költségvetéssel és célokkal. Szabályként kijelenthető, hogy amennyiben alapvető funkcióinkhoz jelentős testreszabásra van szükség, akkor nem a megfelelő megoldást választottuk.
8. Helytelen adatmigráció
Az adatmigráció gondos tervezést és végrehajtást igényel. A régebbi rendszerekből az új ERP-platformra történő adatátvitel legnagyobb kihívást jelentő aspektusai az adattisztítás és az adatérvényesítés. Ezek jelentősen befolyásolhatják a projekt menetrendjét és költségvetését, ha a folyamatot nem kezdik el elég korán.
A szervezeteknek alapos tervezésbe, szakképzett személyzetbe és robusztus eszközökbe kell befektetniük, hogy hatékonyan tudják kezelni ezt a folyamatot, biztosítva az adatok épségét és a rendszer működőképességét az első naptól kezdve.
Képzeljünk el például egy e-kereskedelmi vállalatot, amely egy robusztusabb ERP-rendszerre vált. Alábecsülik az adatmigráció összetettségét. Ha a kezdeti adatátvitelt elsietik, és nem tesztelik alaposan, az új rendszerben az adatpontossággal és a rendelésfeldolgozással kapcsolatos problémákhoz vezet. Ez végül másodlagos, drága erőfeszítést igényel az adatok tisztításához, érvényesítéséhez és újbóli költöztetéséhez, ami jelentősen befolyásolja a projekt költségvetését.
Kerülje el az ERP-projekt költségtúllépését szakértők bevonásával
Bár a kérdések nagy részét a vállalatok maguknak tudják feltenni és megválaszolni, mégis rendkívül fontos és hasznos, ha olyan partner áll mellettük, aki segít felkészülni a bevezetésre, illetve a megtartandó és megváltoztatandó folyamatok kiválasztásában, koncepcionálásában. A vállalatok szerencsés esetben fennállásuk alatt ötnél bizonyosan kevesebbszer találkoznak egy ilyen átfogó bevezetési projekttel, míg egy ERP-szolgáltató több száz bevezetést tud maga mögött, így a tapasztalatból fakadó előrelátás sokat segít a vállalatoknak is. Ráadásul speciális esetben – mint egy gyártói ERP bevezetésénél – elengedhetetlen, hogy a szolgáltató ne csak a bevezetésben, hanem a gyártásban és logisztikában is tapasztalt kollégákkal támogassa a bevezetést, akik képesek megérteni a vállalat folyamatait, és érdemben tudják azokat lefordítani az ERP nyelvére, szükség esetén pedig a legkisebb impakt mellett megváltoztatni.
