A fenti megállapításnak számos oka van, de a legtöbbjük arra vezethető vissza, hogy a felhasználói magabiztosság megléte kiemelt fontosságú, amint az éles indítás után az ERP elkezdi működtetni a legtöbb, ha nem az összes belső üzleti folyamatot. Éppen ezért hasznos lehet a legkritikusabb előkészületi lépéseket áttekinteni, amelyekkel a bevezetés során számolni kell.
1. A folyamatok elemzése, a kezdetektől a végéig
Egy felhőalapú ERP-rendszer bevezetése lehetőséget kínál arra, hogy az üzleti folyamatokat az alapoktól kezdve katalogizáljuk és megvizsgáljuk, mivel ezek az elemek természetüknél fogva szinte minden kritikus pontot érintenek egy vállalaton belül. Ez a lépés fontos az új virtuális rendszer és felhasználója közötti kapcsolat eredményesebb kialakításához. Ugyanakkor ez a lépés egyértelmű lehetőséget kínál arra, hogy a vállalat belső üzleti infrastruktúrájának virtuális környezetbe történő átköltöztetése előtt elvethetők, módosíthatók és/vagy finomíthatók legyenek azok a működési folyamatok, amelyek esetleg nem annyira hasznosak, mint amennyire lehetnének.
2. Megfelelő riport-rendszer létrehozása
Ez a tervezési lépés a vállalati jelentési rendszerre vonatkozik, valamint arra, hogy a vállalat hogyan használja (vagy nem használja) fel az új ERP által rendelkezésre bocsátott információkat. A régebbi jelentésekre is szükség lehet egy új felhőalapú rendszer esetében, így ennek vizsgálata módot kínál arra, hogy megváljon néhány feleslegestől. Mivel azonban a felhőalapú ERP közvetlenül is hozzájárul az általános átláthatósághoz, a tervezéskor azonnal fel kell készülni a riportok bővítésére is, amint az új ERP képességei vagy adatai erre üzleti előnyöket jelentő lehetőséget adnak.
3. Biztonsági követelmények elemzése
Tekintettel a jelenlegi adatbiztonsági környezetre, a mai ERP-rendszerek szigorúbb követelményeket támasztanak, mint a korábbi a verziók. Az adatok védelmének, a mélyen átgondolt biztonsági protokolloknak, valamint az aktív és passzív védelmi és helyreállítási rendszereknek a kérdéseit kell megoldaniuk. Kifejezetten a felhőalapú ERP esetében figyeljen a biztonsági folyamatok/irányelvek eltéréseire a korábbi platform és az új, felhőalapú rendszer között; az utóbbi jellemzően beépített biztonsági folyamatokat tartalmaz, amelyeknek vizsgálni kell a céges követelményeknek való megfelelését.
4. Az elavult vagy nem kívánt adatok megtisztítása
Egy új ERP-rendszer bevezetése remek lehetőséget kínál a teljes adatállomány vizsgálatára és felülvizsgálatára, mielőtt az információkat a régiről az új felhőplatformra migrálnánk. Ez a fejlesztés magában foglalhat olyan hétköznapi kérdéseket, mint az elavult vagy duplikált adatok eltávolítása, de olyan összetettebb területeket is, mint a helyi és a távoli adattárak közötti adatcsatorna-kapcsolatok. A folyamat végén ez az erőfeszítés biztosítja, hogy a megfelelően letisztult, szükséges és elégséges adatvagyonnal lehessen elindítani a felhőbe költözést.
5. Infrastruktúraelemzés elvégzése
Bár úgy tűnhet, hogy minden tervezési energiát magára a felhőalapú ERP-platformra kell irányítani, a vállalat háttérben lévő régi infrastruktúráját még a bevezetés előtt validálni kell. A vállalati üzemeltetőknek nem szabad alábecsülniük ennek a platformnak a fontosságát, mivel egy felhős szoftverrendszer csak annyira lesz hatékony, amennyire azt a helyi környezet lehetővé teszi.
Felhőalapú ERP bevezetés
Igaz, számos más, fontos fókuszterület is létezik még az ilyen tervezési körrel kapcsolatban, de a „Nagy Ötös” listával elég nagy magabiztossággal kezdheti meg a munkát. Ugyanakkor minden folyamat végső célja az kell legyen, hogy üzleti szinten „mit akar a vállalat”, nem pedig az, hogy „mit szeretne a szállító”. Tehát ha már csak ezt a kikötést szem előtt tartja, jócskán előrehaladt azon az úton, hogy azt a rendszert kapja meg, amit szeretne, amikor szeretné, és hogy úgy működjön az ERP az éles indítás után, ahogy szeretné.
