Miben különbözik az ERP-átalakulástól?

Egy analógia

Digitális átalakulás

Összességében elmondhatjuk, hogy bár az ERP bevezetése vagy cseréje nem jelent egyet a digitális átalakulással, mindenképpen eszköze annak. Annál is inkább kulcsfontosságú eszköz, mivel az Ipar 4.0 folyamatok, az automatizáció csak úgy képzelhetők el, ha az ERP-rendszer képes támogatni a digitális átalakuláshoz vezető egyéb eszközök használatát. Mivel az ERP-rendszer jellemzően nem éri el a munkavégzés helyszínét, ezért fontos, hogy képes legyen információt szolgáltatni és befogadni, kommunikálni azokkal a kiegészítő Ipar4.0 megoldásokkal, amelyek adatot szolgáltatnak magáról a gyártás előrehaladásáról és minőségéről, a munkaerőről, a raktári cikkek készletszintjéről, az egyes objektumok, gyártási cikkek aktuális helyéről, vagy éppen az adatok alapján egy gyártás-finomtervezéssel optimalizálják a gyártócég életét. Másrészt egy professzionális, az adott ágazathoz tökéletesen igazított ERP hozhat magával olyan komponenseket, amelyek az adott funkcionális területen már mások által meglépett digitális transzformáció eredményeit azonnal elérhetővé teszik az ERP-t bevezető cég számára is.

Általános ERP-rendszerek és problémáik 

Az általános ERP (angol terminológiát használva: vanília ERP (vanilla – ERP) olyan vállalatirányítási rendszerre utal, amely az iparág-specifikus funkciók biztosításához főként add-on komponensekre támaszkodik. Az ilyen általános ERP-termékeket fejlesztő vállalatok, ERP-szolgáltatók viszonteladóikra támaszkodnak az iparág-specifikus funkciók fejlesztésében. Bizonyos esetekben egy gyártóipari ERP-projekt több tucatnyi különböző funkciókat nyújtó kiegészítő-szállítót is tömöríthet.

A többféle add-ont tartalmazó általános ERP-rendszerek esetében több szállítóval kellene több szerződést kötni. Ennek eredményeképpen nem kaphat a felhasználó egyetlen felelőst, nem tud egyetlen kapcsolattartóval együtt dolgozni. Még ha egy szállító azt is állítja, hogy az értékesítési folyamat során egyetlen kapcsolattartási pontként működik, a telepítés utáni esetleges problémák felmerülésénél nehéz megállapítani, hogy kit terhel a felelősség, a felek hajlamosak egymásra mutogatni.

A szoftver frissítése is problémákat okozhat, mivel minden külön add-on gyártója (és a központi ERP fejlesztője is) a saját verzióváltási ciklusát követi, és időnként egymáson is túlléphetnek, megakadályozva a frissítést. Csak hogy érzékeltessük ezt a problémát: minden egyes funkció, amelyet a felhasználói felületen észlelhet, több ezer sornyi kódot tartalmazhat, amely a háttérben fut. Minden egyes sor összevezetési konfliktust eredményezhet, ha két gyártó verseng ugyanannak a kódsornak a felhasználásáért. Ha nehézségek vagy hibák esetén egyik szállító sem tudja pontosan meghatározni a probléma forrását, akkor a másikat fogja hibáztatni.

Bár egy felhasználó joggal bízhat abban, hogy egy komoly elterjedtséggel bíró vállalatirányítási rendszer hosszabb távon a piacon is fog maradni, és jövőbiztos megoldást jelenthet számára a bevezetés, de eközben elemi problémát okozhat, hogy egy-egy add-ont fejlesztő, kisebb partner villámgyorsan eltűnhet piacról, cserben hagyva a futó bevezetéseket, megszüntetve a működő rendszerek támogatását is. Amennyiben éppen ez a kiemelt add-on biztosította azt, hogy egyébként az adott ágazatban nem megfelelő általános ERP-vel mégis legyen esély a sikeres bevezetésre, az értelmetlenné teheti az egész ERP-projektet.

Miben különbözik a gyártói ERP egy általános ERP-től?

Egy olyan gyártóipari ERP-rendszer, mint az Infor CloudSuite Industrial (Syteline) vagy az Infor COM, a legtöbb kritikus, alapvető funkciót biztosítja, amelyre a gyártóknak szükségük van. Az alább felsorolt funkciók egy általános ERP esetében kiegészítést (vagy testreszabást) igényelnének, de egy olyan iparági ERP, mint az Infor CloudSuite Industrial (Syteline), ill. az Infor COM, már az alapcsomagban tartalmazza őket.

1. Gyártási számlakeret:

A forgalmazó vagy kiskereskedelmi vállalkozásoktól eltérően a gyártó vállalkozásoknak sok változó cikkük, alkatrészük van, amelyek a költségek nyomon követését igénylik. Az gyártóipari ERP-nek nyomon kell követnie a különböző költségeket anélkül, hogy a számlakeret túlságosan bonyolulttá válna, vagy hogy külön naplóbejegyzéseket kellene rögzíteni a nyomon követéshez, ami meghiúsítaná az egész ERP-bevezetés alapcéljainak elérését.

2. Gyártási költségszámítás:

A gyártó vállalkozásoknak erősen terhelt üzemi területeik vannak, komplex gépekkel és azok különféle alkatrészeivel. Egy egyszerű ERP csak gép- vagy erőforrásszinten tudja kezelni a költségeket, nehezen tudja nyomon követni a költségeket az alkatrészek szintjén. Például a gépen belüli szerszámok nagy értékűek lehetnek, és eltérő ütemben használódhatnak el. Ha az ERP-rendszer nem támogatja a részletes költségszámítást, akkor az pontatlan lehet, vagy testreszabásra szorulhat.

3. Gyártástervezés:

Egy általános ERP nem támogatja a gyártó vállalatok összetett ütemezési igényeit. A költségszámításhoz hasonlóan az ütemezés is hasonló nehézségekbe ütközik, ha az általános ERP képességei csak gépi szinten támogatják a tervezést. A gépek, gyártási rendelések, műveletek, szerszámok, munkatársak ütemezése manuálisan már egy kisvállalatnál is lehetetlen, nem is beszélve arról, hogy a tervezés céljai (pl. vevői határidők betartása, alacsony gyártási költségek, stb.) folyamatosan változhatnak, és ellentmondásosak is lehetnek. Tegyük fel továbbá, hogy a szabályozott ágazatban, például az orvostechnikai eszközök vagy az autóipar területén tevékenykedik a felhasználó. Ebben az esetben a probléma még súlyosabb lehet, mert előfordulhat, hogy a gyártósoron egyszerre több, külön nyomon követendő gyártási adag (sarzs, batch) is mozog. Ha az általános ERP nem támogatja a sarzskezelést, előfordulhat, hogy kézzel kell ütemeznie (amit hatékonyan egy méretszint felett szinte lehetetlen megvalósítani), vagy költséges testreszabást igényelhet legalább egy durva tervezési folyamat létrehozása.

4. Gyártási folyamatok közötti együttműködés:

A gyártó szervezet több alvállalkozóval is együttműködik, miközben az áruk a gyártósoron áthaladnak. Egy általános ERP támogathatja a könnyű gyártási folyamatokat, mint egy termék szimpla összeszerelése, de ezt a kollaborációt nem tudja leképezni. Egy gyártóipari ERP a kooperációs gyártási műveleteket az ERP részeként kezeli, így nem kell manuálisan nyomon követni a készletek mozgását a kooperáció során, és a külső műveleteket is figyelembe veszi az ütemezés a gyártástervezés során.

5. Gyártási riportok:

A részletes számlakeret és a költségszámítás megkövetelné, hogy kifejezetten a gyártó vállalkozások számára tervezett jelentésekkel rendelkezzen. Egy általános ERP-vel ezeket a jelentéseket minden egyes üzleti felhasználási esetre ki kell dolgozni, és minden egyes jelentés költséges tanácsadói közreműködést igényel, ráadásul nem csak egyszer, hanem az ERP életciklusa során minden verzióváltásnál is többletköltségeket generálva. A gyártóipari ERP-megoldások ezeket a jelentéseket a megoldásukhoz mellékelik a szoftverlicenc részeként.

Milyen következményei lehetnek, ha nem gyártóipari ERP mellett dönt egy gyártó cég?

Egy általános ERP szükségessé tenné a gyártók számára, hogy számos kiegészítőt vagy költséges testreszabást használjanak komplex igényeik kielégítésére. Az alábbi következményekkel kell számolnia, ha általános ERP-t vásárolt:

1. A felhasználók elidegenedése: ha a felhasználók nem érzik, hogy egyszerűen támogatja a rendszer a munkájukat, megpróbálják megkerülni azt, és nem rögzítik tervezéshez szükséges fontos adatokat. Nehéz az elkötelezettséget és együttműködést erősíteni egy rosszul megtervezett rendszerrel, viszont az ERP fegyelmezett és teljes körű használata nélkül értelmetlen a bevezetés.

2. A projekt sikertelenségének kockázata: a testreszabások és kiegészítések magas hibakockázatokkal járnak, és veszélyesek a projekt sikerére. Előfordulhat, hogy nemcsak a testreszabások megvalósítása jelent veszteségeket, hanem az is, hogy egyáltalán nem tudja használni az ERP-rendszert.

3. Több hibapont: ha egy terméket a saját verziókiadási ciklusával együtt használnak, már az is kockázatokat hordoz, amelyek megzavarhatják a céges fo-lyamatok megfelelő üzemeltetését. Minden egyes kiegészítővel és azok kiadási ciklusával exponenciálisan növeli a kockázatot.

A legtöbb ERP-rendszer a felszínen hasonlónak tűnhet. Azonban mindegyiknek megvannak az egyedi tulajdonságai és fókuszpontjai. Egy valódi gyártói ERP-rendszer, mint például a SyteLine vagy Infor COM, alapból támogatja egy gyártóipari vállalkozás alapvető igényeit, anélkül, hogy kiegészítőket vagy több szállítót igényelne. 

Ha egy termelő cég nem egy, az ágazatában szokásos gyártási modellekhez illeszkedő ERP-t választ, vagy teljesen elveszti az esélyét arra, vagy csak túlzott erőfeszítésekkel tudja elérni azt, hogy a vállalatirányítási rendszer ne csak adminisztrálja működését, hanem képes legyen annak tervezésére, a folyamatok irányítására is. Márpedig enélkül az ERP nem járulhat hozzá a vállalati folyamatok optimalizálásához, nem jelenthet megfelelő platformot a versenyképességhez elengedhetetlenül szükséges Ipar4.0 komponensek bevezetéséhez, a jövőbeli digitalizációhoz.

Összefoglalva:

A gyártóipari ERP rendszerek, mint például az Infor COM ERP, speciálisan a gyártók igényeire szabott megoldásokat kínálnak. Az ERP bevezetés segíti a gyártási folyamatok optimalizálását, költséghatékonyságot és termelékenységet biztosítva. Az új ERP gyártóknak jelentősen hozzájárulhat az átláthatósághoz, az erőforrások hatékonyabb kezeléséhez, és csökkentheti a manuális munkavégzésből fakadó hibákat. A rendszer skálázható és testreszabható a vállalatok egyedi igényeihez, növelve a versenyképességet az ipari piacon.

Ismerje meg az Infor COM kifejezetten gyártók számára készült ERP-rendszert.

Korábban az első szintű (Tier 1) implementációhoz a projekt időtartama alatt tíz vagy akár több száz tanácsadóra volt szükség a helyszínen, de a harmadik szint (Tier 3) is megkövetelt heti pár napra egy-két tanácsadót a helyszínen, körülbelül fél éven keresztül. Egyelőre úgy tűnik, a COVID19 után a dolgok meg fognak változni, legalábbis rövid távon. A vállalatok óvakodnak attól, hogy napi szinten külsős embereket fogadjanak, főleg nagy számban. Emiatt új módszerekre lesz szükség.

Az ERP-implementáció alatt a tanácsadók hagyományosan az alábbi okokból dolgoznak a helyszínen: 

• a vállalat szellemiségének megértése,
• a szükségletek és igények megértése,
• draft bevezetési terv elkészítése,
• az implementációs koncepció kialakítása és bemutatása,
• projektcsapatok oktatása, képzése,
• a rendszer felépítése, beleértve a következőket: konfiguráció, statikus adatterhelés és testreszabások,
• a rendszer tesztelése,
• végfelhasználói képzés,
• éles üzem indításának támogatása.

Mindez egy komplex szempontrendszert jelent, aminek meg kell felelni, és a jövőben minél több pontot képesek a vállalatok külső tanácsadók helyszíni jelenléte nélkül megoldani, annál jobb. 

1. A vállalat szellemiségének megértése

Ahhoz, hogy a külső tanácsadók a lehető legjobb munkát végezhessék, meg kell érteniük, hogy ügyfeleik hogyan működnek, és mi a fontos számukra, beleértve a versenyelőnyeiket is. Ideális esetben ez azt jelenti, hogy időt töltenek a helyszínen, beszélgetnek azokkal az emberekkel, akikkel dolgozni fognak, megértik a működésüket, prioritásaikat és aggályaikat. A helyszíni időt minimalizálhatjuk virtuális találkozókkal, Skype, MS Teams vagy ezekhez hasonló rendszerek használatával, és ahol szükséges és lehetséges, az ügyfél csapata elkészítheti az alapvető információkat tartalmazó tájékoztató dokumentumokat.

2. A szükségletek és igények megértése

Már a COVID19 előtt is elengedhetetlen volt egy jó követelmény-specifikációs dokumentum a sikeres projekthez. A megfelelő követelményeket tartalmazó dokumentum nemcsak a tanácsadó helyszíni idejét minimalizálja, hanem csökkenti a félreértések kockázatát a rendszerek tervezése és konfigurálása során.

3. Draft bevezetési terv elkészítése

Ez a megvalósítás egyik aspektusa, amelyet a legkönnyebb a helyszínen kívül elvégezni, mert ez elsősorban szellemi és papírmunka, flowchart-ok előállítása és folyamatok vázlatos leírása. Ez az előző szakaszon fog alapulni, és a szükséges pontosításokat könnyedén meg lehet oldani virtuális értekezleteken keresztül, bár vannak vállalatok, amelyek inkább a belső projektcsapatának néhány tagját átmenetileg a szállító vagy a rendszerintegrátor irodájába helyezi át a kommunikáció elősegítése érdekében (olcsóbb egy kis létszámú saját csapatot kihelyezni, mint egy nagy létszámú külsős tanácsadói csapatot a helyszínen tartani).

4. Az implementációs koncepció kialakítása és bemutatása

Miután a tanácsadók elegendő információt gyűjtöttek össze, és kaptak néhány minta tesztadatot, nincs szükség arra, hogy az koncepcionálás során is a helyszínen legyenek. Óhatatlanul lesznek olyan kérések és elemek, amelyek tisztázásra szorulnak, de ezeket általában e-mailben vagy virtuális megbeszélésekkel lehet kezelni. A koncepció elkészültével annak prezentációját a távolból talán még jobban is meg lehet tartani, ugyanis azt az ügyfélhelyszínen elvégezve a legtöbb vállalatnak korlátoznia kell a résztvevők számát vagy az utaztatás költségei vagy egyszerűen a rendelkezésre álló konferenciaterem mérete miatt. A telekonferenciák valamilyen formájának kiválasztása sokkal több ember számára teszi lehetővé a részvételt, és potenciálisan javítja az elfogadottságot is.

5. Projektcsapatok ERP-oktatása

Első bevezetés esetén a rendszerspecifikus képzés előtt a házon belüli projektcsoportnak rendelkeznie kell valamilyen ERP-oktatással is. Teljes mértékben meg kell érteniük az ERP-t, hogy figyelemmel kísérhessék külső tanácsadóik döntéseit és tanácsát, és adott esetben érdemi javaslatokat tegyenek szükséges változtatásokra. Az, hogy mennyi képzésre lesz szükségük, a projekt méretétől, hosszától és összetettségétől függ, de legalább meg kell érteniük a vállalatirányítási rendszer működését, hogy mire képes és mire nem. Ráadásul a csapatnak még azelőtt szüksége van erre a képzésre, mielőtt még megírnák a követelményspecifikációt, hiszen az ERP-képzés a specifikáció megírásához is tartalmazhat megfelelő alapokat és tudást. Számos tanácsadó cég kínál megfelelő ERP-tanfolyamokat, és egyre többen távolról is kínálják ezeket. A távoli munkavégzés során azonban nehéz a helyszínivel azonos szintű interakciót elérni az előadó és a közönség között, de ahogy az emberek tapasztalatokat szereznek, ez várhatóan javulni fog. 

6. Projektcsapatok képzése

A képzést nehezebb távolról biztosítani, mint az oktatást, mert ehhez a választott rendszer gyakorlati alkalmazása szükséges. Ha egy oktató ugyanabban a helyiségben van, mint a résztvevők, akkor könnyű figyelemmel kísérni az előrehaladást és ellenőrizni, hogy az egyes tanulók hogyan teljesítenek, azonban ha az oktatók távol vannak, akkor mindig látniuk kell azt, amit a résztvevők látnak a képernyőkön. Ez nem olyan nehéz, mint néhány évvel ezelőtt, de az elfogadható eredmények elérése érdekében korlátozni kell az egy foglalkozáson résztvevők számát, annak ellenére, hogy a képzést nyomtatott oktatási jegyzetekkel lehet és kell is alátámasztani.

7. A rendszer felépítése

Amikor a rendszer átfogó kialakításáról megállapodtak, megkezdődhet a rendszer konfigurálásának folyamata, és minden távolról elvégezhető dolog közül valószínűleg ez a legkönnyebb. Ugyanabban az időben bármilyen egyedi módosítás és fejlesztés elvégezhető, és megkezdődhet a törzsadatbevitel. Ha az adatok többsége átemelhető a régi rendszerekből, akkor ezt távolról is meg lehet csinálni, így a vállalatoknak csak azt kell eldönteni, hogyan lehet a legjobban újrarögzíteni azokat, amelyek nem másolhatók. Ha a vállalatoknak több telephelyük van, akkor megoszthatják a terhelést közöttük, hogy a felhasználók tapasztalatokat szerezzenek az ügyfél-, szállító-, termék- és gyártási adatok rögzítéséről, és ez természetesen egy olyan tevékenység, amelyen a felhasználók otthonról is dolgozhatnak az alapképzés után.

8. A rendszer tesztelése

A rendszer tesztelésének két fázisa van. Az elsőt fázisban azok a tanácsadók tesztelik, hogy a rendszer megfelelően működik-e, akik a kialakításban is részt vettek. A második fázisban a tesztelést már a vállalat belső projektcsoportja végzi annak megerősítésére, hogy ténylegesen a vállalat igényei szerint működik, ezzel együtt lehetőségük van képzési és folyamatjegyzeteket is készíteni.

9. Végfelhasználói képzés

Amikor a rendszer tesztelése befejeződött, megkezdődhet a végfelhasználói képzés, amit a házon belüli projektcsapat tud a legjobban végrehajtani. Az átadandó képzési jegyzetek és eljárások kinyomtatott példányaival ezt szükség esetén távolról is elvégezhetjük, de gondosan meg kell tervezni és kezelni annak biztosítása érdekében, hogy az összes képzésen résztvevő ember sikeresen teljesítse a képzést. A létszámtól függően előnyösebb lehet vállalati területenként egy-egy „super-usert” képezni, akik saját, kisebb csoportjaikban tudják továbbadni ezeket az ismereteket.

10. A rendszer élesbe állásának támogatása 

Amikor az összes szükséges adatot betöltötték és ellenőrizték, és egy CRP (conference room pilot) fenntartás nélkül megerősítette, hogy minden készen van (azaz emberek, adatok, eljárások és rendszer), a rendszer éles üzembe állhat. Függetlenül attól, hogy a rendszert mennyire tesztelték, és hogy az embereket mennyire képezték ki, előfordulhatnak nem várt problémák, mert a felhasználók tapasztalat hiányában hibákat követhetnek el. Ez a legkritikusabb pont, amikor a vállalatoknak a legjobban szüksége lehet a helyszínen a tanácsadókra, de ha ez nem lehetséges, akkor ezeknek a tanácsadóknak biztosítani kell a távoli bejelentkezést, hogy segítsék a vállalat csapatát és super-usereket.

Ez az utolsó pont rávilágít a távolban dolgozó tanácsadók alkalmazásának legnagyobb problémájára is. Ahogy általában a home office-szal szembeni bizalom is nehezen született meg, úgy a távolból nyújtott tanácsadói munkával szemben is felmerülhetnek bizalmi kérdések, pedig éppen ez a terület, amely még hatékonyabb is tud lenni a távolból. Az elmúlt időszakban a kényszerek hatására azonban pozitív változás indult el ezen a téren is, amely ráadásul a szolgáltatás strukturális átalakulásához vezethet akár a díjazás tekintetében is.

A vállalatok számára tehát a legnagyobb kihívás annak biztosítása, hogy olyan tanácsadókat válasszanak ki, akik ágazatukban bizonyított tapasztalatokkal rendelkeznek, hasonló cégeknél sikeres projekteket vezettek és akikkel a bizalom az ERP-implementóció előtt már maximálisan ki tud alakulni. Ez kétségtelenül a legnagyobb kihívás, amelyre megfelelő választ kell adniuk a vállalatoknak a COVID után.